Målstyring med OKR

Det finnes mange gode alternative verktøy som organisasjoner kan benytte for effektiv målstyring. De ulike systemene har sine egne fordeler og egner seg til forskjellige typer organisasjoner og behov.

OKR (Objectives and Key Results) er et populært målstyringssystem som brukes av mange organisasjoner for å definere og følge opp mål og resultater. Verktøyet benyttes blant annet av LinkedIn, Spotify, Netflix, Uber med flere.

Når man har mange baller i lufta, kan det være utfordrende å skille støy fra det verdifulle. Det er her målstyringsmetoden OKR gir enorm verdi. OKR (Objectives & Key Results) brukes for å hjelpe bedrifter med å konkretisere og styre etter de viktigste elementene for å oppnå målene sine. Ergo; praktiske og konkrete hovedmål, delmål og oppgaver.

– OKR deles inn i to elementer: Objective + Key results (oversatt til norsk: ambisjoner og nøkkelindikatorer)

– Hva er et Objective?

Objective er et hovedmål som svarer på spørsmålet: «Hva er det større målet jeg jobber mot?» De reflekterer organisasjonens nåværende prioriteringer med en avgrenset tidshorisont med teritialvise sykluser. Normalt opererer organisasjonen samt hver avdeling eller team med 1-3 objectives per tidsperiode.

Objectives bør være:

• Inspirerende og/eller ambisiøse
• Kvalitative
• Tidsbegrenset
• Oppmuntrer til tverrfaglig samarbeid

Hvordan formulere et objective?

Følgende format egner seg godt til å jobbe etter: 
– Vi ønsker å oppnå (deres Objective) som måles gjennom oppnåelse av (deres Key Results).

– Hva er et Key Result?

Hvert Objective har 3-5 tilhørende Key Results. Disse svarer på spørsmålet “Hvordan vet jeg om jeg har oppnådd målet?». Dette er kortsiktige (kvartalsvise) delmål som danner grunnlaget for å kunne oppnå overordnede målet.

Key Results bør være:

• Målbare og konkrete
• Oppnåelige
• Et sluttresultatet av en rekke oppgaver, men er ikke selve oppgaven
• Utgjør en standard en kan måle endring ut fra (fra x til y f.eks).

Fordelene med å bruke OKR som målstyringsmetode inkluderer:

1. Klarhet og fokus: OKR hjelper organisasjoner med å prioritere de viktigste målene. Ved å sette spesifikke og målbare nøkkelresultater, blir det tydelig hva som må oppnås og hvilke aktiviteter som er viktige.
2. Økt engasjement og ansvar: Når medarbeidere deltar i å sette sine egne mål, øker deres engasjement og ansvarsfølelse for resultatene. Dette fører til høyere motivasjon og innsats for å nå målene.
3. Transparens og justerbarhet: OKR skaper transparens ved at alle i organisasjonen kan se hva andre jobber mot. Dette fremmer samarbeid og gir mulighet til å justere kursen raskt hvis det er nødvendig.
4. Kvantifiserbare resultater: Ved å definere nøkkelresultater som er konkrete og målbare, blir det enklere å vurdere fremgang og suksess. Dette bidrar til en mer objektiv vurdering av ytelse.
5. Fleksibilitet: OKR-rammeverket er designet for å være fleksibelt, og det kan tilpasses ulike typer organisasjoner og bransjer. Det tillater justeringer og forbedringer underveis, noe som er spesielt verdifullt i dynamiske og raskt skiftende miljøer.
6. Strategisk sammenheng: OKR hjelper med å sikre at individuelle og teammål er i tråd med organisasjonens overordnede strategi. Dette skaper en sterkere sammenheng mellom daglige aktiviteter og langsiktige mål.
7. Kultur for kontinuerlig forbedring: Ved regelmessig å sette og revidere OKR, fremmer organisasjonen en kultur for kontinuerlig forbedring og læring. Dette bidrar til å drive innovasjon og tilpasningsevne.
8. Korte og regelmessige sykluser: OKR fungerer ofte i kvartalssykluser, noe som gir hyppige muligheter for å evaluere og justere mål og innsats. Dette skaper en dynamisk og responsiv organisasjonskultur.

Sammenlagt gjør disse fordelene OKR til et kraftig verktøy for å styre mål og resultater på en måte som fremmer klarhet, engasjement og kontinuerlig forbedring.

– Hvordan brukes OKR-metoden?

Én ting er å lære om metoden og å formulere Objectives og Key Results men dette er bare første fase. Gjennom kontinuerlig prioritering og gjennomføring av oppgaver knyttet til en tilhørende Key Result og Objective blir OKR en måte å jobbe på. Det bidrar også til å fokusere på det som gir mest innvirkning på de satte målene.

OKR-syklusen

Stort sett kvartalsvise sykluser, med ukentlige “check-ins”. 

1. Planlegging og samkjøring: Dette gjøres innen midten av måneden før neste kvartal slik at det er klart i god tid. På dette stadiet er god kommunikasjon nøkkelen. Gjennom en «Top down – Bottom up»-metode er det enklere for ledelsen og avdelinger å prioritere oppgaver sammen. Dette er viktig fordi individer og team har andre oppgaver som er essensielle for den daglige driften som det strategiske arbeidet må ses i sammenheng med.
2. Ukentlig status: Hvordan er progresjonen? Trengs det mer støtte er det endrede behov for ressurser?
3. Retrospektiv: Hvilke endringer bør gjøres fremover basert på det som er blitt gjort og hvordan?
4. Presentere resultatene: Hva fikk vi til dette kvartalet og hvordan fikk vi det til?
5. Ukentlige check-ins: Bør struktureres for å inkludere alle viktige elementer. I Futureworks sin OKR-plattform kan møtestrukturen se følgende ut:
6. Good news: Vi starter (og avslutter) møtet med positive elementer for å få en kickstart. Dette gir en positiv kultur der det er enkelt å fortsette å være positiv gjennom hele møtet. Gode nyheter gir rom for å løfte frem gode historier. Dette kan være relatert til kunder eller ansatte.
7. Target KPIs: KPI (Key Performance Index)-gjennomgangen gir konkrete tall på progresjon av selskapets Key Results. Elementet kan synkroniseres med eksisterende verktøy som f.eks. PowerBi, SAP og lignende.
8. Sales board: Dette gir en god oversikt over antall leads, salgstall og avtaler som er i prosess. 
9. Items to discuss: Det er en kjent sak at diskusjoner kan ta over et helt møte.Ofte trekker diskusjonene ut i tid og unødvendig mange personer involveres. Gjennom dette møtepunktet oppmuntres møtedeltakerne) til å komme forberedt. Deltakeren får selv reflektere over utfordringen og mulige løsningsforslag. På denne måten kan møtet brukes til å diskutere løsningsforslaget fremfor selve utfordringen.
10. Action list: Denne oversikten sørger for fokus på oppgavene som må løses for å sikre fremgang av Key Results. Vi bruker møteelementet til å gå igjennom hver enkelt oppgave med oppgavens eier. Actions legges til enten når Objective blir skapt, fortløpende eller i de ukentlige møtene. Er det noe som mangler? Er det noe som vil tilføre vesentlig verdi ved å bli med som action?
11. Weekly Goals: Vi avslutter slik vi startet – med noe positivt. Under dette elementet ser vi på fokusområder for uken som har vært samt kommende uke.

Å kombinere Lean-prinsipper sammen med OKR (Objectives and Key Results) kan gi flere fordeler, da begge tilnærmingene fokuserer på kontinuerlig forbedring, effektivitet og klarhet i målsettinger. Her er noen spesifikke fordeler ved å kombinere Lean og OKR:

1. Fokus på verdiskaping:
   • Lean: Lean-prinsipper fokuserer på å maksimere verdien for kunden ved å eliminere sløsing.
   • OKR: OKR hjelper organisasjonen med å sette klare og ambisiøse mål.
   • Kombinasjon: Ved å kombinere disse kan organisasjonen sikre at målene som settes gjennom OKR er direkte knyttet til å skape verdi for kunden, noe som er kjernen i Lean.
2. Kontinuerlig forbedring:
   • Lean: Lean fremmer en kultur for kontinuerlig forbedring (Kaizen).
   • OKR: OKR oppfordrer til regelmessig revisjon og justering av mål og nøkkelresultater.
   • Kombinasjon: Dette skaper en dynamisk syklus der organisasjonen kontinuerlig setter, vurderer og forbedrer sine mål basert på oppnådde resultater og læring.
3. Effektiv ressursbruk:
   • Lean: Lean handler om å bruke ressurser på mest mulig effektiv måte.
   • OKR: OKR sikrer at ressursene er fokusert på de viktigste målene.
   • Kombinasjon: Organisasjonen kan optimalisere ressursbruk ved å sikre at alle tiltak og aktiviteter er rettet mot klart definerte og prioriterte mål som også forbedrer effektiviteten.
4. Økt transparens og ansvarlighet:
   • Lean: Lean-prinsipper fremmer åpenhet om prosesser og resultater.
   • OKR: OKR sikrer at målene er synlige for hele organisasjonen.
   • Kombinasjon: Dette gir økt transparens, ansvarlighet og samarbeid på tvers av organisasjonen, noe som bidrar til bedre koordinering og mindre sløsing.
5. Klarhet i strategiske prioriteringer:
   • Lean: Lean hjelper med å identifisere og eliminere ikke-verdiskapende aktiviteter.
   • OKR: OKR hjelper med å sette klare strategiske prioriteringer.
   • Kombinasjon: Ved å kombinere disse kan organisasjonen tydelig definere hva som er viktigst og sikre at alle ansatte jobber mot de samme kritiske målene, samtidig som de fjerner overflødige prosesser.
6. Fleksibilitet og tilpasningsevne:
   • Lean: Lean fremmer smidighet og tilpasningsevne gjennom kontinuerlig forbedring.
   • OKR: OKR oppfordrer til hyppige vurderinger og tilpasninger av mål.
   • Kombinasjon: Dette gjør det mulig for organisasjonen å raskt tilpasse seg endringer i markedet eller interne forhold, ved å justere mål og metoder fortløpende.

Ved å integrere Lean-prinsipper med OKR kan organisasjoner oppnå en kraftig synergieffekt som fremmer effektivitet, fokus, kontinuerlig forbedring og tilpasningsevne, og dermed forbedrer den overordnede ytelsen og konkurranseevnen.